Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

Приказ ответственный за архив

Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Смотрите так же:  Заявление на продажу долевой собственности

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника.

Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы».

Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ.

Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место.

Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Приказ о назначении ответственного за архив

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

Источник: https://lamel74.ru/prikaz-otvetstvennyj-za-arhiv

Приказ о хранении документов в организации образец – СИЗ, нормы, инструкции

Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Источник: http://rossiz.ru/prikaz-o-hranenii-dokumentov-v-organizatsii-obrazets/

Ответственный за архив

Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 20 февраля 1995 г. N 52-р

О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ

И ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ

Г.

ХАБАРОВСКА

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая документы по личному составу

1. Назначить ответственных: за делопроизводство заведующую секретариатом администрации города Бесхлебную Н.П., за архив — главного специалиста секретариата Охрименко Т.М.

2. Вменить в обязанность Бесхлебной Н.П. контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.

Охрименко Т.М. ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел.

3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе:

председатель В.В.Шевцова;

заместитель председателя В.Н.Чуенко

                              Члены:

           Н.П.Бесхлебная              О.Г.Турсукова

           Т.В.Кулешова                В.Д.Шабаев

           Л.И.Люсая                   Т.М.Охрименко

           М.И.Тищенко

4. Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК).

5.

Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края.

6. Центральной экспертной комиссии ежегодно после завершения производственного года проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам экспертизы составлять описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управделами Шевцову В.В.

Глава администрации города

П.Д.Филиппов

Приложение

к распоряжению

главы администрации

города Хабаровска

от 20 февраля 1995 г. N 52-р

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации города.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при управлении делами администрации города. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения управделами администрации города. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации края.

1.3.

В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами краевой и городской администрации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела администрации края, госархива края, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением о ЦЭК.

1.4. ЦЭК возглавляется управделами администрации города, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив или делопроизводство.

Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего положения структурные подразделения разрабатывают индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие распоряжением главы администрации города.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе и документов по личному составу.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации города:

по выявлению владельцев личных архивов в администрации, по возможной передаче их дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РФ;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории администрации города.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— описи дел постоянного хранения управленческой документации;

— описи дел по личному составу;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой “ЭПК” в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование с ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— сводную номенклатуру дел администрации города;

— описи дел по личному составу;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу.

3.4.3. На рассмотрение ЭПМК архивного отдела администрации края:

— предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

Приказ о назначении ответственного за архив и делопроизводство

На утверждение управделами администрации города:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами архива, делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

Центральная экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений:

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе и по личному составу;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5.

Организация работы ЦЭК

5.

1. ЦЭК администрации города работает в тесном контакте с ЭПМК архивного отдела администрации края и государственного архива Хабаровского края, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.

2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.

3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.

4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в ании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в ании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством присутствующих на заседании членов. При разделении поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом краевой администрации или гос. архива Хабаровского края).

5.

5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

Общество с ограниченной ответственностью “Ключ” ПРИКАЗ 30.04.2013 N 94-к г. Минск О назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

Источник: https://obd2bluetooth.ru/otvetstvennyj-za-arhiv/

➤ Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

Скачайте полезные документы:

На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников.

Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.

2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это.

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них – приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки. 

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Скачать образец

Внимание! Прежде, чем составлять приказ о назначении ответственного за делопроизводство, работодатель должен получить от сотрудников письменное согласие о том, что они не возражают на изменение условий труда.

Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря. Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя.

При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений.

В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела. 

Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

Скачать все памятки

Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение. 

Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

Скачать документ

Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт.

При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе.

Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами. 

Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – Положению или инструкции о делопроизводстве.

Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

  • наименование организации в соответствии с уставными документами;
  • наименование и тема приказа;
  • место и дата составления документа;
  • текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
  • подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе. 

Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства…». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю:». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.

Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно.

После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.

11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела. 

Итог:Приказом о назначении ответственного за делопроизводство на сотрудника возлагают не только дополнительные обязанности, оплачиваемые по закону, но и дополнительная персональная ответственность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211012-naznachenie-otvetstvennogo-za-deloproizvodstvo-19-m5

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении лица ответственного за архив образец приказа

Приказ о назначении ответственного лица – локальный нормативный акт, позволяющий возложить определенные обязанности на конкретного сотрудника. В этой статье расскажем о том, в каких случаях оформляется документ, как его правильно составить.

В больших компаниях и на малых предприятиях часто возникает необходимость передать ответственность за определенный сектор деятельности на одного из сотрудников или группу лиц.

Для этого кадровый отдел или руководитель должен сформировать отдельный нормативный акт – приказ о назначении ответственного лица.

В документе необходимо четко определить обязанности и соотнести их с квалификацией сотрудника.

Сфера применения приказа о назначении ответственного лица

Область применения приказа о назначении ответственного лица достаточно широкая и может затрагивать различные сферы деятельности предприятия. Под возложенной ответственностью подразумевают главным образом материальную, кадровую, архивную сферу, пожарную, электрическую безопасность, а также охрану труда.

Приказ издается в письменной форме с четким указанием сферы ответственности, которая возлагается на сотрудника или группу работников. Самые распространенные виды деятельности и назначение приказа по предприятию о назначении ответственных лиц приведены в таблице.

Сфера деятельности

Цель, назначение, нюансы

Кого и как назначают ответственным

Материальная ответственность

Приказ определяет материальную ответственность должностного лица, имеющего доступ к деньгам, финансовым и материальным ценностям.

В документе может быть указана степень ответственности или конкретные ценности, за сохранность которых отвечает сотрудник.

Рамки материальной ответственности ограничиваются заработной платой, возмещением нанесенного ущерба (упущенная выгода ответственностью не облагается)

Материально ответственным может быть назначен любой работник компании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и подтвердить свое согласие личной подписью

Противопожарная и электротехническая безопасность

Приказ предназначен для обеспечения безопасности сотрудников и имущества компании

Ответственным лицом назначают сотрудников, имеющих знания и квалификацию в соответствующей области

Техника безопасности и охрана труда

Наиболее распространенный вид ответственности, так как обязанность соблюдения ТБ и нормативов по охране труда установлена законодательством

На должность ответственного за охрану труда может быть назначен отдельное должностное лицо (для предприятий численностью более 50 человек) или сотрудник по совместительству, прошедший обучение и получивший аттестацию

Кадровое делопроизводство

Приказом назначается лицо, ответственное за учет и хранение кадровых документов, заполнение личных дел, выдачу трудовых книжек, ведение журналов, командировочных удостоверений и иных задач кадрового делопроизводства

Приказ о назначении ответственного лица по кадровым вопросам актуален для небольших компаний и предприятий, не имеющих отдельной службы. Эти задачи могут быть возложены на руководителя, предпринимателя, сотрудника с юридическим образованием путем расширения его полномочий

Использование источников повышенной опасности

На производствах, имеющих в своем функционале источники повышенной опасности (газовое оборудование, грузоподъемные механизмы, химические вещества) необходимо соблюдать порядок контроля за данными объектами. С этой целью назначается отдельное ответственное лицо. В приказе необходимо указать вид и перечень всех опасных объектов

Ответственным лицом назначают сотрудника, который имеет аттестацию и допуск к работе с конкретным видом оборудования и опасным объектам.

В таблице приведены только основные области, где применение приказа о назначении ответственного лица обязательно, обусловлено требованиями законодательства.

Помимо этого существуют и другие сферы деятельности, где целесообразно использовать этот локальный акт.

Например, назначение ответственного за подготовку определенного мероприятия, организацию конкретных работ, проведение обучения и повышение квалификации сотрудников.

Как назначить ответственного за пожарную безопасность

Как составить приказ о назначении ответственного лица

Полномочия назначать ответственных лиц имеют руководящие должностные лица — директор, начальник подразделения. Оформлять приказ может кадровая служба, руководитель, владелец компании (предприниматель). Прежде чем приступить к созданию непосредственно приказа о назначении ответственного лица, надо учесть несколько подготовительных нюансов.

Если речь идет о материальной ответственности, необходимо сначала заключить с работником договор.

Перечень должностей, с которыми работодатель имеет право составить договоры о материальной ответственности утвержден Постановлением Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002. На основании ст.

245 ТК РФ материальная ответственность может быть введена в общем структурном подразделении и распространяться на всех работников. Каждый работник должен подписать приказ в знак ознакомления и согласия.

https://www.youtube.com/watch?v=Ge3YY_-KOoo

О правилах составления договора о материальной ответственности

При назначении ответственного лица в другой сфере деятельности важно соблюдать следующий порядок действий:

  1. Бланк приказа о назначении ответственного лица можно скачать и модифицировать под конкретную сферу деятельности;
  2. Если создается приказ о назначении ответственности группы лиц, о полномочиях каждого сотрудника следует писать в отдельном пункте;
  3. При создании документа надо учитывать правило — сначала пишут должность или профессия, а затем ФИО работника. Далее через тире указывают конкретные обязательства и сферу ответственности.

Если возникли вопросы или спорные ситуации о закономерности назначения ответственными тех или иных сотрудников, обратитесь за консультацией к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут привести в порядок кадровый документооборот, решат вопросы с учетом и отчетностью — а вы сэкономите время и деньги на содержании штатного бухгалтера.

Порядок проведения инструктажа по охране труда

Структура и шаблон приказа о назначении ответственного лица

В Трудовом законодательстве нет специальной унифицированной формы приказа о назначении ответственного лица. Для его формирования важно придерживаться общей структуры приказов, которые состоят из трех частей:

  1. Шапка. Во вводной части приказа о назначении ответственного лица (пример и шаблон можно скачать ниже по ссылке) нужно указать полное название организации, место расположения и дату составления документа.

Далее — название и номер документа, согласно учету внутренних нормативных актов.

Суть приказа — указание сферы и вида ответственности. Например, «О назначении лиц, ответственных за обеспечение охраны труда на предприятии».

Цель и задача приказа в соответствии с требованиями законодательства. Например, для обеспечения охраны труда в соответствии с требованиями главы 34 Трудового кодекса РФ,

  1. Тело приказа. Основная часть документа содержит подробную информацию – должности и имена работников с указанием задач и рабочих обязанностей.

Далее следует указать перечень нормативных документов, которыми должны руководствоваться ответственные лица при выполнении своих обязанностей.

  1. Заключение. Приказ заверяется подписью руководителя и печатью организации. Если в компании есть свой орган профсоюза, его представитель также подписывает документ.

В самой нижней части приказа указывается, что работники ознакомлены с ним, что подтверждается подписью всех ответственных лиц.

После подписания руководителем и ответственным сотрудником приказ вступает в силу. Кадровый отдел или сотрудник, отвечающий за делопроизводство, вносит сведения о приказе в журнал регистрации.

Источник: https://www.business.ru/article/1956-obrazets-prikaza-o-naznachenii-otvetstvennyh-lits

Портал Закона
Добавить комментарий